Ghi chép bán hàng nghe khô khan, nhưng nó giải quyết những chuyện rất thực tế: nhớ khách, biết lô nào bán cho ai, và tính được năm nay hơn năm ngoái không.
Mức tối thiểu cho người bán quen
Một cuốn sổ hoặc một ghi chú trên điện thoại, mỗi lần bán ghi:
- Ngày
- Bán gì — tổ nào, hoặc lô mật nào, số lượng
- Cho ai — tên và cách liên lạc
- Giá
Bốn dòng, mất mười giây. Và chúng đủ cho phần lớn nhu cầu của một trại nhỏ.
Bốn việc mà ghi chép này giải quyết
1. Nhớ khách
Khách quay lại sau nửa năm, nhớ được họ mua gì lần trước là khác biệt lớn về cảm giác — với chi phí bằng không.
2. Truy được lô
Nếu có vấn đề với một lô mật, biết được đã bán cho những ai để báo. Trường hợp này hiếm nhưng khi xảy ra thì rất cần.
3. Tính được thật
Cuối năm cộng lại: bán được bao nhiêu tổ, bao nhiêu lít mật, thu về bao nhiêu. So với năm trước thì biết trại đang tốt lên hay chỉ cảm giác vậy.
4. Biết ai nên chăm sóc
Sau vài năm sẽ thấy rõ: một số khách mua đều và giới thiệu nhiều người. Đó là nhóm đáng dành thời gian nhất — và không có ghi chép thì không nhận ra họ là ai.
Mức cần thêm khi mở rộng
| Khi nào | Cần thêm gì |
|---|---|
| Bán qua mạng, gửi đi xa | Địa chỉ, mã vận đơn, trạng thái đơn |
| Có người phụ bán | Ai bán, để tra lại khi cần |
| Bán tổ giống nhiều | Tổ nào bán cho ai — để hỗ trợ sau bán và theo dõi kết quả |
| Đăng ký kinh doanh | Ghi theo yêu cầu về sổ sách và hoá đơn |
Dòng thứ ba đáng chú ý: ghi tổ nào bán cho ai cho phép hỏi thăm sau đó, và sau vài mùa thì biết được đàn ở độ tuổi nào chuyển đi tốt nhất, mùa nào gửi có tỷ lệ thành công cao.
Đừng ghi những thứ không dùng tới
Nguyên tắc giống mọi việc ghi chép: chỉ ghi thứ sẽ dùng.
Trước khi thêm một mục vào sổ bán hàng, hỏi: thông tin này sẽ dùng để làm gì? Không trả lời được thì bỏ.
Sổ bán hàng phình to mà không ai mở ra xem là cách chắc chắn nhất để bỏ ghi chép sau vài tháng.
Kết hợp với ghi chép trại
Nếu đã ghi chép theo tổ, việc bán nên gắn vào chính tổ đó thay vì ghi riêng một sổ:
- Tổ được đánh dấu "Đã bán", loại khỏi số tổ hiện diện
- Lịch sử tổ vẫn còn, tra được nếu người mua hỏi
- Biết được đã bán bao nhiêu tổ trong năm mà không phải cộng tay
- Gia phả đàn không bị đứt — tổ đã bán vẫn có thể là đàn mẹ của tổ đang nuôi
Điểm cuối là lý do không nên xoá tổ đã bán khỏi hệ thống. Đánh dấu trạng thái là đủ, và dữ liệu thì còn nguyên.
Câu hỏi thường gặp
Ghi chép bán hàng tối thiểu cần những gì?
Bốn dòng mỗi lần bán: ngày, bán gì gồm tổ nào hoặc lô mật nào và số lượng, cho ai kèm cách liên lạc, và giá. Mất mười giây và đủ cho phần lớn nhu cầu của trại nhỏ.
Ghi chép bán hàng giải quyết được việc gì?
Nhớ khách khi họ quay lại, truy được lô nếu có vấn đề, tính được thật cuối năm để so với năm trước, và nhận ra nhóm khách mua đều cùng giới thiệu nhiều người — nhóm đáng dành thời gian nhất.
Bán tổ giống thì nên ghi thêm gì?
Ghi tổ nào bán cho ai, để hỏi thăm sau đó và theo dõi kết quả. Sau vài mùa sẽ biết đàn ở độ tuổi nào chuyển đi tốt nhất và mùa nào gửi có tỷ lệ thành công cao.
Tổ đã bán có nên xoá khỏi hệ thống không?
Không. Nên đánh dấu trạng thái Đã bán để loại khỏi số tổ hiện diện nhưng giữ nguyên dữ liệu, vì lịch sử tổ vẫn cần khi người mua hỏi, và tổ đã bán vẫn có thể là đàn mẹ của các tổ đang nuôi.
Làm sao biết có nên thêm một mục vào sổ bán hàng không?
Hỏi thông tin này sẽ dùng để làm gì. Không trả lời được thì bỏ. Sổ phình to mà không ai mở ra xem là cách chắc chắn nhất để bỏ ghi chép sau vài tháng.